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关于公司财务档案管理制度明细 手游传奇变态版

  财务档案在整个企业管理活动中越来越显示出不可替代的作用,成为企业管理的一个重要组成部分。因此,做好企业的财务档案管理工作,对指导企业生产和经营活动具有非常重要的意义。下面爱汇小编整理的关于公司财务档案管理制度明细,供你参考。

关于公司财务档案管理制度明细

  关于公司财务档案管理制度明细范文一

  第一章 总则 第一条 为了加强财务档案的科学管理,建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管 理制度,保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,使 其规范化、系统化,特制定本制度。

  第二条 财务部门是财务档案的具体负责部门,财务档案管理工作分为六大类,包括会计档 案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档 案管理、合同档案管理。

  其中每部分需依据具体情况进行详细分类。

  第二章 会计档案管理 第三条 会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料,是记录 和反映公司经济业务的重要史料。

  具体包括: 1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

  2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

  3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表及附表、附注和文字说明,其它 财务报告。

  4.其它类:会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、 其它应保存的会计核算专业资料。

  第四条 每月形成的会计档案,应由专人按照归档要求,负责整理立卷、装订成册、编制会 计档案保管清册,档案依据分类,分别保存,凭证按月整理保存,次年初将本年账簿存档。

  第五条 应指定专人负责会计档案的保管工作,档案柜由专人负责分类整理,档案柜钥匙由 专人负责保管。

  第六条 保存的会计档案不得外借。

  如有特殊需要,按公司借阅审批流程,经批准后,可以 提供查阅或者复制,并办理登记手续。

  查阅或者复制会计档案的人员,不得在会计凭证上涂 画,不得拆封、抽换会计档案。

  第七条 财务部门负责设置会计档案查阅登记清册,及时登记查阅人或者复制人的姓名、部 门、日期、查阅内容、归还日期等。

  第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

  定期保管期限分为 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 类。

  第九条 会计档案的保管期限,从年度终了后的第一天算起。

  第十条 对会计档案保管期限有特殊要求的,可以报董事会批准。

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  第十一条 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁: 1.编制会计档案销毁清册,列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管 期限、已保管期限、销毁时间等内容。

  2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。

  3.集团财务管理部负责销毁会计档案,财务总监与董事长办公室人员共同监销。

  4.监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计 档案;销毁后,应在会计档案销毁清册上签字盖章,并将监销情况报告公司总裁。

  第十二条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证,不得销毁。

  应独立抽出立卷,保管到结 清债权债务为止。

  第十三条 计算机电子财务文档,原则上应当打印出书面会计档案进行保存,同时刻录成光 盘进行备份保管。

  第十四条 公司分立,会计档案由分立后的一方统一保管,另一方可查阅、复制与其业务有 关的会计档案。

  对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出,移交业务相关 方保存,并按规定办法交接手续。

  第十五条 公司合并,原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

  第十六条 公司之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

  第十七条 交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由 交接双方的财务负责人负责监交。

  交接完毕后, 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移 交清册上签名或盖章。

  第三章 年度会计报告及审计资料管理 第十八条 年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等,这些报表及资料应依据时间、 类别分别由专人保管。

  第十九条 年终报告、审计、验资报告应长期保存,分别装订,注明名称、日期等。

  如公司内部单位或股东等需要查阅或复制, 第二十条 年度报告及审计资料原则上不予外借。

  需经公司借阅审批流程批准,资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等,并 由接收人签字或盖章。

  第四章 资金类档案管理 第二十一条 资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划,资金计划执行情况分析报告、 资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。

  第二十二条 资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。

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  第二十三条 融资台账信息记录须完整,因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归 档。

  第二十四条 资金类档案的管理应执行公司保密制度。

  第五章 预算档案管理 第二十五条 预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案,预算调整方案,预算执 行情况等,涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。

  第二十六条 预算档案按年度分类保管。

  年度预算应永久保存。

  日常往来财务文件、 第六章 日常往来财务文件、决议档案管理 第二十七条 日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。

  其中内部往 来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件,包括“内部请示报告” 、 “内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国 、 、 内外往来文件。

  第二十八条 日常往来财务文件应依据内容进行分类保存,如内部规章制度,审计往来文件 等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。

  第二十九条 公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档,以年度为限, 以前年度档案需另行存放。

  第七章 合同档案管理 第三十条 依据集团合同管理规定建立合同台账,进行合同档案管理。

  第三十一条 按合同性质进行分类保存,编制合同清单,每季度清理一次,如有遗失、毁损, 要查明原因,及时处理。

  第三十二条 合同原件无特殊情况不得外借。

  可在财务部门查阅合同文档,确因工作 需要借出查阅,须 按公司借阅审批流程,经批准后,可以提供查阅或者复制,并办理登记 手续,以影印件借出。

  第三十三条 合同文档须指派专人负责。

  第八章 附则 第三十四条 本办法由集团财务管理部负责解释、修订。

  第三十五条 本办法经董事长办公室批准后生效,自生效之日起开始实施。

  关于公司财务档案管理制度明细范文二

  1.1 会计档案是指会计凭证、 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

  具体包括: 1.1.1 1.1.2 会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,其他会计凭证。

  会计帐簿类:总账,明细帐,日记账,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿。

  1.1.3 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,预算执行情况报告,审计报告,其他财务报 告。

  1.1.4 1.1.5 各类税务资料; 其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计1

  档案销毁清册。

  1.2 财务文书档案包括: 对外签订的各类合同和协议。

  上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件; 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、1.2.1 1.2.2 1.2.3预算、决议和规定; 1.2.4 各类公司注册、变更及注销资料; 1.2.5 与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表; 2 会计档案的整理 2.1 会计凭证的整理 当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证,应于次月 10 日前按凭证 的编号顺序加以整理,并加具封面、封底、装订成册,在装订线上加贴 封签。

  在封面上要写明单位名称、年度和月份,起讫日期和起讫号数, 在封签处加盖单位财务章。

  在指定的档案柜内摆放整齐。

  2.2 财务报告的整理:案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。

  季度终了后,将季度财务报告,按会计报表 的编号顺序排列,加封面装订,在保管期限上要标明"永久"保管。

  2.3 会计帐簿的整理:会计帐簿在年终决算后应于次年 1 月 31 日前,将电脑帐簿装订成册,加上封面,统一编号并在封面加盖单位财务章与各 种订本帐一起收档保管。

  2.4 财务文书档案的整理: 各类财务文书档案,如合同、协议等要在执行完毕后定期整理,另行 存放;在本会计年度结束后,应于次月初 10 日内将其汇编成册,编上 序号,收档保管。

  2.5 备份工作; 3 财务档案的保管 3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行,并实行分类分级 每月 20 日前完成上月账务资料、 会计报表及其他资料的电子文档的管理的原则。

  2

  3.2财务档案由管理员负责管理,管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。

  3.2.1 管理员于次月初 10 日内将已装订好的凭证登记后归档, 登记的内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。

  3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心相关部门及公司总经理,按季打印,签字齐全后于季末 20 日前报 送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。

  (计划预算报告及考 核指标表仅上报电子版) 3.2.3 管理员于每年 1 月 31 日内将已装订好的上年帐册、 财务报告在登记本上登记后归档,登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细 科目名称等。

  3.2.4 管理员于每年元月 31 日内将已装订好的上年财务文书档案在登记本上登记后归档,登记的内容为档案序号和档案名称等。

  3.2.5 审计/评估报告:公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公司的审计/评估工作后, 取得的审计/评估报告应与财务报告放在一 起保存。

  3.2.6 管理员负责档案库的全面管理,除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外,应于每季末对会计档案进行整理,检查会计档案 有无丢失、毁损情况。

  如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向 主管负责人书面汇报请示处理。

  3.2.7 管理员调动工作时,要对文件进行清点,办理交接手续,并有负责人监交,尤其是电脑密码和使用资料。

  交接过程必须清楚,填 制交接清单。

  交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、 时间、地点以及册数、件数或份数。

  3.3 所有档案必须按规定归类,将分类以后的档案材料装订成册,编排顺序号, 与档案总目录表和分类目录表相对应, 写在每页材料的右上角。

  3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后,装入统一标准制作的案卷内。

  3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装, 个别需要拆封重新整理的,3

  应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理,以分清责任。

  3.6 对财务档案必须进行科学管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。

  同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失 和泄密。

  3.7 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。

  3.8 设立“会计档案查阅/借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。

  3.9 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。

  对以上设施要经常检查, 发现问题要马上向计划财务中心报告, 并及时采取补救措施。

  具体保管要求如下: 3.9.1 财务档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材; 3.9.2 3.9.3 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布,遮盖所有档案架; 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀; 3.9.4 财务档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿; 3.9.5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿,严防毁坏损失、散失和泄密; 3.9.6 3.9.7 会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等安全措施; 采用磁性介质存储的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

  3.10 对入库档案随时进行更改补充工作,每半年清点一次,检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符,对破损或截体、变质的档案及时 修复和区别登记。

  3.11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份,另行保管(如保险柜) 。

  该套软盘同样做出编号和内容登记。

  3.12 各种财务档案的保管期限,根据财务档案保管期限表,分为永久、4

  定期二类。

  定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五种。

  财务档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  4 财务档案的查阅 4.1 4.2 财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》 。

  查阅范围:财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。

  如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案,需经各公司计划财务 部负责人批准。

  4.3 查阅方法:查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅/借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人,查阅人应在管理员 的监督下查阅,查阅完后交回档案,由管理员及时放回原处。

  财务档案 原则上不得带出各公司计划财务部。

  5 财务档案的借阅 5.1 财务档案原则上不外借。

  如有特殊情况需借出时,应由借阅人填写“财务档案查阅/借阅记录” ,财务档案借阅单位由借阅人所在部门的 经理签字,然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案,方可将档案 借出。

  集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办 理借阅,并办理登记手续。

  非财务部门工作人员需借阅档案时,还需有 公司总经理的批示,经财务部经理签字后,方可借阅。

  5.2 机密档案的借阅,须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准;档案借阅者要做到保密,不得转借他人,不得涂改、损毁档案。

  5.3 财务档案借阅期不超过三天。

  如三天借阅期满需续借时应办理续借手续,重新填写“财务档案查阅/借阅记录” ,经借阅部门经理和各公 司计划财务部门经理签字批准后方可续借。

  5.4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的,自借阅期满后一天起,每超期一天收借阅人 10 元的档案占用罚金,扣个人的占用 罚金从个人的工资中扣收。

  5.5 借阅及退还时,要当面清点,退还时办理注销登记。

  借阅人归还会计档案时,应保证档案完整、整洁,由管理员检查无误后方可归档。

  5.6 如会计档案遗失,由借阅人负责查找。

  如在确认档案遗失后一个月5

  内查找不到,或造成会计档案短缺的,将对借阅人及其所在部门进行经 济和行政处罚。

  根据遗失、毁损档案的重要程度收取借阅人至少 500 元的档案赔偿费,并对借阅人予以通报处分,直至追究刑事责任。

  6 财务档案的销毁 保管期满的财务档案,除本细则第十条规定的情形外,可以按照以下程 序销毁: 6.1 各公司计划财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、 已保管期限、销毁时间等内容。

  6.2 公司计划财务部经理、总经理、首席财务官在会计档案销毁清册上签署意见。

  6.2.1 销毁财务档案时,应由各公司计划财务部和计划财务中心共同派人监销。

  6.2.2 监销人在销毁会计档案前,应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案;销毁后,应当在财务档案销毁清 册上签名盖章,并将监销情况报告财务总监和公司总经理。

  6.3 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。

  单 独抽出立卷的财务档案, 应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册 中列明。

  6.4 7 正在项目开发期间的房地产公司, 其保管期满的财务档案不得销毁。

  财务档案的代管及交接 7.1 公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案, 应当由集团计划财务中心代管或委托 相关子公司代管。

  法律、行政法规另有规定的,从其规定。

  7.2 各公司分立后原公司存续的,其财务档案应由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的财务档案;各公司分立后原 公司解散的,其财务档案由集团计划财务中心代管,各方可查阅、复制 与其业务相关的财务档案。

  公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始6

  凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

  7.3 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的财务档案,对其中未结 清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存, 并按规定办理交接手续。

  7.4 各公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的,原各公司的财务档案应由合并后的公司统一保管;公司合并后原各公司仍存续的, 其财务档案仍应由原各公司保管。

  7.5 各公司之间交接财务档案的, 交接双方应当办理财务档案交接手续。

  移交会计档案的公司,应当编制财务档案移交清册。

  交接会计7.5.1档案时,交双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接,并 由集团计划财务中心派人、交接双方的总经理负责监交。

  交接完毕 后, 交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名或者 盖章。

  关于公司财务档案管理制度明细范文三

  一、 为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整,根据《中华人民共和国会计 法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定,结合本公司的实际情 、 况,制定本制度。

  二、 本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。

  第二章 会计档案管理部门及人员 一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。

  二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。

  档案员 应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有《会计从业资格证》 等条件。

  三、按照不相容岗位分离的原则,出纳员不得兼任会计档案员。

  第三章 会计档案归档的范围 一、会计凭证 (一) 原始凭证 1、 自制原始凭证 (1) 一次凭证。

  如入库单、出料单、支付申请单等; (2) 累计凭证。

  如限额领料单等; (3) 汇总原始凭证。

  如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等; (4) 记账编制凭证。

  如购货发票、收据等。

  (二) 记账凭证 二、会计账簿。

  包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。

  三、财务会计报告。

  包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(新的会计 准则要求在年报中披露) 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

  四、其它会计核算资料。

  凡与会计核算机密相关的, 由会计部门负责办理的有参考价值的数 据资料。

  如:经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核

  定资金定额的数据资料、 会计档案移交清册、 会计档案保管清册、 会计档案销毁清册等。

  实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、 程序文件及其他会计核算资料均应 视同会计档案一并管理。

  第四章 会计档案的整理和装订 一、 会计档案的整理立卷。

  会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。

  会计档案的整 理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并 分门别类按各卷顺序编号。

  (一) 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。

  (二) 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三) 管理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立 卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

  (四) 会计档案的装订。

  会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他 文字资料的装订。

  1、 会计凭证的装订 一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

  (1) 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全; b. 按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数; c. 摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针) ,对大的张页或附件要折叠成通记 账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整; d. 整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现却号要查明原因。

  再检查附件有否漏 缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; e. 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

  (2) 会计凭证装订时的要求: a. 用“三针引线法”装订,装订凭证应该使用棉线,在左上角打上三个针眼,实行三眼一 线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占的部位,使记 账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于时候查阅; b. 凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证; c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米,方可保证装订牢固,美观大方。

  (3) 会计凭证装订后的注意事项。

  a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; b. 在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

  2、 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。

  基本要求是: (1) 账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,帐页数是否齐 全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按 页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序装订。

  (2) 活页账簿装订的要求: a. 保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐页夹,用质好的牛皮纸 做封面、封底,装订成册。

  b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类帐

  页装订在一起。

  c. 在本账的封面上填写好账目的种类,编号卷号,会计主管人员和装订人员(经办人)签 章。

  (3) 账簿装订后的其他要求: a. 会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。

  b. 会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。

  c. 封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为 总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。

  d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明 细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

  3、 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后, 留存的报表按月装订成册谨防丢失。

  小公司可按季装订 成册。

  第一,会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐 压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;第二,跨级报表装订顺序为:会 计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底;第三,按保管期限编制卷号。

  第五章 会计档案的移交 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时,应按下列程序进行: (一) 开列清册,填写《会计档案移交单》 (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期 (三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

  第六章 会计档案的归档保管 一、 公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。

  保管地点应具备完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

  当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年,期满后移交档案部门保管。

  二、会计档案的保管要求 (一) 会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布,遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; (三) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀; (四) 会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止 潮湿; (五) 设置保管清册(附表 5) ,严防毁坏损失、散失和泄密; (六) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

  会计档案保管专员负责全部会 计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

  三、机构变动或档案管理专员调动时, 应办理交接手续, 由原管理人员编制会计档案移交清 册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接受。

  四、会计档案的保管期限 按其特点可分为永久性和定期性两类。

  凡是在立档单位会计核算中形成的, 记述和反映 会计核算的, 对工作总结、 查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案, 应永久保存。

  定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 种。

  会计档案的保管期限,从会计年 度终了后的第一天算起,如:1996 年年度终了日为 12 月 5 日,保管期限按 1997 年元月 1 日开始计算。

  为了全面反映会计档案情况,上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的

  保存数、借阅数和归档数,做到心中有数、不出差错。

  第七章 会计档案的借阅使用 一、会计档案为本单位提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经总经理、财务负责人批 准。

  二、 外部借阅会计档案时, 应持有单位正式介绍信、 经总经理、 财务总监或财务经理批准后, 方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时,应填写《会计档案借阅申请表》 。

  经会 计主管人员或单位领导人批准后,办理借阅手续。

  档案库管员应登记《档案借阅登记表》 , 将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

  三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记,拆散员卷册,也不得涂改抽换、携带外出 或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件) 。

  四、借出的会计档案,会计档案管理专员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。

  第八章 会计档案的销毁 一、会计档案保管期满,需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申 请表》 ,提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定、严格审查,编造会计档案销毁清册。

  二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时,报本单位领导批准后销毁;国 有公司经公司领导审查,报请上级主管单位批准后销毁。

  三、会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由 档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。
 

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